Как написать приглашение правильно и красиво: общие советы
Когда готовится какое-либо мероприятие, важно обеспечить присутствие на нем потенциальных участников. От этого может зависеть успех планируемого события. Официальное приглашение, которое рассылается гостям, создает первое впечатление о статусе и содержательности мероприятия. Его цель – не только проинформировать, но и пробудить интерес и желание участвовать.
Задача организаторов – составить качественное, содержательное приглашение в соответствии с правилами этикета и включить в него необходимый объем информации, чтобы у приглашенного лица не осталось вопросов по поводу намечающегося события.
Основные элементы текста официального приглашения
- В соответствии с общепринятыми нормами текст официального приглашения должен содержать обязательные элементы:
- Обращение к приглашенному гостю. Оно зависит от типа мероприятия, степени знакомства с гостем, его статуса. Официальное обращение начинается со слова «Уважаемый», допускать ошибки в фамилии, имени и отчестве – верх неприличия. Если нужно обратиться в сдержанном, деловом стиле, то после обращения ставится запятая, а последующий текст начинается со строчной буквы. Чтобы подчеркнуть важность момента, уместно поставить после обращения восклицательный знак, и далее продолжить с заглавной буквы. Обращение также должно учитывать нормы, принятые в стране гостя.
- Вид мероприятия, его наименование в соответствии с темой. Уточняется роль приглашенного лица, что он должен делать (участвовать, смотреть, выступать).
- Указание места и времени проведения (при необходимости с описанием маршрута, разъясняющего, как добраться, или способа доставки участников).
- Описание программы мероприятия, подробное или краткое, с перечислением основных частей, что позволит гостю оценить свою заинтересованность и подготовиться. Следует указать время, запланированное на каждую часть. Желательно предоставить информацию о формате встречи и форме одежды (парадной, свободной, тематической).
- Просьба сообщить о своем решении по поводу участия, если организаторам нужно знать точное количество гостей. Требуется указать, до какой даты, и каким образом передать ответ – простым или электронным письмом, смс сообщением или телефонным звонком.
- Контактная информация устроителей мероприятия для обратной связи.
- Схема рассадки в зале или за столом. Если гостю отводится конкретное место, уместно сообщить ему об этом в специальной карточке, приложенной к приглашению.
- Особая информация, которая может потребоваться в зависимости от типа мероприятия.
- Приглашение должно выглядеть эстетически привлекательно, соответствовать уровню события и передавать его атмосферу, ведь это его визитная карточка. Стоит уделить внимание качеству бумаги, цветовой гамме, четкости и разборчивости текста.
- Приглашения упаковывают в конверты, которые сочетаются с ними по стилю и дизайнерскому решению.
Отправлять приглашения по правилам этикета следует заблаговременно, как минимум – за 14 дней, лучше за месяц, чтобы участники могли подготовиться, возможно, приобрести подарки, и не нарушить свои планы. Вручить их нужно лично, экспресс почтой или через курьера, что более предпочтительно, если лицо официальное.
Если Вам требуется помощь в написании текста или речи, заполните форму ниже,
и наш специалист свяжется с Вами.
Поля, отмеченные *, обязательны для заполнения.